Das Manager-Magazin hat einen kleinen E-Mail-Netiquette-Test herausgegeben. Mit dem Herausgeber könnte ich an einigen Stellen diskutieren:
In einem modernen Unternehmen sollte jeder seine E-Mails selbst schreiben und lesen. Was halten Sie von dieser Meinung?
Ihre Antwort: Wenn die Mitarbeiter so viel Zeit hätten, dann würden Sie es ja tun. (0 Punkte)
Kommentar: Wenn zu Ihrer Arbeitszeit nicht auch der Dialog gehört, dann könnte die Arbeitszeit ein Problem sein.
Pardon? A) ist es nicht jedermans Aufgabe und zweitens kann es für einige Stellen angemessen sein, dass E-Mails vorgefiltert werden, so dass größtmögliche Effizienz in Bezug auf Lohn und Arbeitsqualität erreicht wird. Es ist eine Schande, dass Assistenten vielerorts massiv eingespart werden und Mitarbeiter mit zwei Fingern wertvolle Zeit verdaddeln beim Schreiben oder sich mit Kram befassen, die nicht in ihren Aufgabenbereich gehören, schlicht weil auch filtern und weiterleiten seine Zeit kostet.
Sie wollen Ihr Team über zwei neue Aufgaben informieren, die demnächst übernommen werden sollen. Welchen Weg wählen Sie?
Ihre Antwort: Sie schreiben eine E-Mail, in der sie die beiden Aufgaben ausführlich schildern. (1 Punkt)
Kommentar: Die E-Mail ist immer ein praktischer Weg - aber Ausführlichkeit ist selten wirkungsvoll.
Ich weiß, aber es gab nur Regen und Traufe. Zwei Mails ist schwachsinn. Man kann auch mit einer Mail auf zwei Aufgaben neugierig machen. Eine Mail die auf einen Aushang aufmerksam macht ist albern.
Sie haben in einer E-Mail eine berechtigte Frage gestellt und erhalten keine Antwort. Was machen Sie?
Ihre Antwort: Sie leiten Ihre E-Mail nochmals an die betreffende Person weiter, erweitern aber auch den Empfängerkreis (cc). (1 Punkt)
Kommentar: Die Weiterleitung passt in der Situaion, der erweiterte Empfängerkreis hat aber etwas stark Drängendes. Nicht sehr höflich.
Auf die Situation reagiere ich je nach Rahmenbedingung und Person sicherlich jedesmal anders. Ergebnisorientiert kann es auch schon mal Druck geben und dann ist ein CC geeignet nicht nur dem Empfänger sporen zu geben, sondern ggf. von anderen flott eine Antwort zu bekommen. Vermutlich würde ich aber ohne CC, die Frage in einer separaten Mail per copy&paste stellen. Diese Antwort war aber nicht in der Auswahl. Würde ich von jenem einen Empfänger öfter keine Antwort erhalten, fiele er aus meinem Netzwerk raus und wird ignoriert.
Was glauben Sie, passiert wirklich beim Lesen einer E-Mail?
Ihre Antwort: Die E-Mail wird nur bei Interesse von vorne bis hinten gelesen, und dann springt der Leser hierhin und dorthin, ehe er verstanden hat, worum es geht. (1 Punkt)
Kommentar: Ja, deswegen geht auch einiges von dem verloren, was Sie beim Schreiben möglicherweise sorgfältig hineingearbeitet haben.
Ja, und? Was soll mir dieser Kommentar nun sagen und warum gab es nur einen Punkt? Je nach Empfänger werden Mails ganz unterschiedlich gelesen, aber diese Antwort gab es nicht. Einige drucken alle E-Mails aus und machen sich Notizen und markern Textstellen mit Neonstiften ... andere scannen nur und lesen kaum ... wieder andere sind absolut in der Lage auch am Bildschirm texte zu lesen und zu verstehen ... blöde Frage!
Sie ärgern sich über den Inhalt einer E-Mail , etwas scheint Sie anzugreifen. Wie verhalten Sie sich?
Ihre Antwort: Sie drucken die E-Mail aus und analysieren in aller Ruhe die Worte, die sie anzugreifen scheinen. Sie trennen die emotionale von der sachlichen Ebene - und auf die reagieren Sie, sachlich. (3 Punkte)
Kommentar: Eine sehr professionelle Vorgehensweise. So nutzen Sie alle Vorteile, die die E-Mail mit sich bringt und zeigen gleichzeitig Souveränität.
Hihihi! Nur weil ich die korrekte Antwort kenne, heißt das nicht, dass mein Temperament immer zu zügeln ist. Natürlich antworte ich auch Mal heißblütig und gebe unmittelbar Kontra. Wo bliebe das Spass am Leben, wenn wir immer nur Weichgespült handelten.
Sie haben das Gefühl, eine Aussage in einer E-Mail ist ironisch gemeint - wie gehen Sie damit um?
Ihre Antwort: Sie fragen in der Antwort mit sachlichen Worten nach, ob man die Wendung ironisch verstehen solle. (1 Punkt)
Kommentar: Ja, antworten sollten Sie. Aber bringen Sie nicht etwas ins Spiel, was vielleicht nur Sie allein so verstehen.
Wie, bitte? Dialog! Freunde, Dialog! Ergo das hin und her von zwei Personen und deren Äußerungen. Mein Verstehen der Konversation als Empfänger ist so wichtig wie das Meinen des Senders. Wenn ich es ironisch verstehe und mir dessen nicht 100% sicher bin, sollte eine Klarstellung möglich sein, oder aber die Interferenz kann noch für wesentlich mehr Ärger sorgen. Dann lieber einmal nachgefragt. Tss!
In der E-Mail eines Kollegen an Sie taucht folgender Satz auf: "Ich hätte gern, dass wir bis Freitag eine Lösung für das Problem hätten." - Wie verstehen Sie dies?
Ihre Antwort: Das ist eine Bitte, da das Wörtchen "gern" benutzt wird - und Sie erfüllen die Bitte so gut es geht. (1 Punkt)
Kommentar: Dieses Argument ist nicht von der Hand zu weisen, aber gezwungen werden Sie zu der Sichtweise nicht.
Hääh! Es mag in einigen Situationen klar sein, dass damit ein Befehl gemeint ist. In anderen Situationen mag Ignorieren OK sein. Aber als neutral formulierte Aussage in einem Fragebogen, darf ich doch wohl von der Sprache selbst ohne Charakterstudie und situationsbedingten Ausnahmen ausgehend antworten ... pfffh!
Welches ist für Sie der beste Weg, eine freundliche und sympathische E-Mail zu schreiben.
Ihre Antwort: Sie konzentrieren sich auf die Schlüsselstellen: auf jeden Fall Anrede mit "liebe/r" und korrekt geschriebenen Namen und Verabschiedung mit "viele liebe Grüße" müssen sein. (1 Punkt)
Kommentar: Nein, das ist lediglich ein Anfang oder ein Rahmen. Freundlichkeit muss sich überall zeigen.
Ja, ja, sicher ... Selbstverständlichkeiten ... die andere Antwort war auch nicht so glorreich ... irgendwas störte mcih daran.
Sie müssen sich dringend bei jemandem entschuldigen. Wie entscheiden Sie sich, wenn Sie ihn nicht persönlich erreichen?
Ihre Antwort: Nur in Ausnahmefällen für eine E-Mail, wenn ich die anderen längere Zeit nicht erreiche. (1 Punkt)
Kommentar: Das ist eine Möglichkeit; achten Sie aber bitte auf die Wortwahl.
Natürlich ist ein persönlich am Telefon oder indem man vorbeischaut und um Verzeihung bittet schöner, aber auch per E-Mail kann man immer und jederzeit angemessen um Verzeihung bitten. vor allem dann wenn die beiden Parteien viel via E-Mails korrespondieren ... urghs.
Der Rest war 3 Punkte und vom Kommentar OK. Der Fragebogen richtet sich eindeutig an Angestellte mit Abhängigkeiten und die eine oder andere Frage ist so transparent und in üblicherweise einfach albern. Mir wurde E-Mail-Kompetenz bescheinigt... aha.
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